Management / Office-assistent - #10508410

Tilburg University | University Services is op zoek naar een Management / Office-assistent

Divisie en afdeling: Divisie Library & IT Services
Locatie: Tilburg
Full time equivalent: 0,8 fte (32 uur per week)
Maandelijks full time brutosalaris: € 2.618 - € 3.298
Duur arbeidsovereenkomst: 12 maanden met uitzicht op vast dienstverband
Zorg jij voor het ontzorgen van de directie en het MT van Library & IT Services? Ben jij het organisatorisch talent, die er als spil in de organisatie voor zorgt dat administratieve processen gesmeerd verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw functie
Als Management / Office-assistent bij Library & IT Services (LIS) pak jij een verscheidenheid aan uitvoerende, administratieve- en secretariële taken op. Je vindt voldoening in het goed faciliteren van de processen van het secretariaat en het ontzorgen van de collega’s die er gebruik van maken. Je voert de werkzaamheden samen met de andere managementassistenten in een informele werksfeer. Voor ons programma Digitaal Voorwaarts moeten regelmatig communicatie-uitingen gemaakt worden, jij vindt het leuk om je met communicatie bezig te houden en komt snel tot aansprekende teksten

Je taken bestaan onder meer uit:

• Plannen, organiseren en voorbereiden van MT-bijeenkomsten, notuleren en agendabeheer;
• Overige algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoorartikelen, catering, etc.;
• Zorgdragen voor de juiste logistiek afhandeling van beleidsstukken die naar het college van bestuur moeten;
• Organiseren van allerlei activiteiten van de divisie en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
• Informatievoorziening met behulp van de nieuwspagina, nieuwsbrief en de webpagina’s. Communicatie is jouw ding;
• Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers;
• Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
• Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen.

Jouw kwalificaties

• MBO+ werk- en denkniveau, met relevante werkervaring;
• Kennis van een veranderende (IT) organisatie is een pré;
• Je kunt goed organiseren, plannen, prioriteiten stellen en je kunt werkzaamheden snel eigen te maken;
• Je bent proactief, accuraat, stressbestendig, flexibel en kunt met vertrouwelijke informatie omgaan;
• Je hebt een positieve, enthousiaste en klantgerichte houding en een gestructureerde, servicegerichte werkwijze;
• Je functioneert zowel zelfstandig als in teamverband goed;
• Je bent positief kritisch en schroomt niet om vragen te stellen;
• Je kunt goed uit de voeten met applicaties als Word, Excel en Powerpoint, ervaring met SharePoint is een pré;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, toont eigenaarschap en bent reflectief van aard;
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, het geven en ontvangen van feedback, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving;
• Je bent servicegericht: je stelt je klant altijd centraal; je laat je niet van de wijs brengen door extra werk, tegenvallers of tijdsdruk; je weet problemen op te lossen zonder daarbij de dienstverlening uit het oog te verliezen.

De divisie Library & IT Services
Library & IT Services heeft als missie het realiseren van state-of-the-art informatie-voorziening, IT-diensten en bibliotheekdienstverlening voor het onderwijs en onderzoek en bedrijfsvoering van Tilburg University. LIS stelt zich daarbij op als dienstverlener en adviseur. De divisie telt circa 190 FTE medewerkers
De aanstelling vindt plaats bij de divisie Facility Services (FS) binnen de afdeling University Services & Schools Management Support. Je wordt vanuit FS tewerkgesteld bij de divisie
Library & IT Services, waar ook je feitelijke werkplek is
Ons aanbod
Het betreft een functie voor 0,8-1,0 fte (32-40 uur per week) van de volledige werktijd

Het salaris bedraagt minimaal € 2.618 en maximaal € 3.298 bruto per maand (full time
dienstverband), gebaseerd op UFO-profiel Management /Office-assistent 3 en salarisschaal 6 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Bij aantoonbaar functioneren is er de mogelijkheid om door te groeien naar UFO-profiel Management / Office-assistent 2 en salarisschaal 7. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar. Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap. Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden

Informatie en sollicitatie
Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij Robert van Enschot via [email protected] We nodigen je uit om vóór 6 mei 2024 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Robert van Enschot (Adjunct-directeur CIO office) en voeg een CV toe. De eerste gespreksronde vindt plaats op woensdag 15 mei 2024

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat
Over Tilburg University | University Services De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services
Sollicitatiecode Tilburg University hanteert de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP)
Disclaimer
De tekst in deze vacaturetekst is auteursrechtelijk eigendom van Tilburg University. Gebruik, verspreiding en verdere publicatie van de advertentie zonder uitdrukkelijke toestemming van de Tilburg University is niet toegestaan en dit geldt uitdrukkelijk voor gebruik door wervings- en selectiebureaus die niet rechtstreeks namens de Tilburg University optreden. Reacties op werving door niet-contractanten van Tilburg University worden niet in behandeling genomen.